transline tecNews, 12/2006

Erstellen eines Stichwortverzeichnisses mit Word


Insbesondere bei umfangreichen Dokumentationen stellen Stichwortverzeichnisse eine unverzichtbare Orientierungshilfe für den Leser dar. Deshalb ist es wichtig, viel Wert auf die Erstellung eines guten Stichwortverzeichnisses zu legen und hierbei bestimmte Regeln einzuhalten. Im folgenden Artikel erläutert Bettina Zastrow die Vorgehensweise bei der Erstellung eines Indexes für ein Buch bzw. ein Dokument und die Umsetzung am Beispiel von Microsoft Word. Alle Beispiele beziehen sich auf die Publikation S.O.S. E-Mail-Flut. Zeit gewinnen durch effizientes Arbeiten im Unternehmen mit E-Mails und Outlook” von Carmen Diebolder und Beatrix Töricht, erschienen im September 2006 im abc-Buchverlag, Kirchentellinsfurt. Die Bildschirmfotos und Beschreibungen basieren auf der Version Microsoft Word 2000.

Teil I Generelle Vorgehensweise beim Erstellen eines Stichwortverzeichnisses

Die grundsätzliche und kontrovers diskutierte Frage ist: „Soll der Autor sein eigenes Stichwortverzeichnis erstellen?” Diese Frage beantworte ich mit einem klaren „Ja”. Die Voraussetzung dafür ist, dass er Abstand zu seinem eigenen Text hat: Wer einige Schritte zurücktritt, bekommt eine breitere Perspektive. Empfohlen werden mindestens drei Tage. Lässt sich dies aus Termingründen nicht bewerkstelligen, sollte zumindest ein Wochenende dazwischenliegen, an welchem eine völlig andere Tätigkeit auf dem Plan steht.
Eine weitere Entscheidung, die sinnvoll getroffen werden sollte, ist, ab wie vielen Seiten sich ein Stichwortverzeichnis lohnt. In der Technischen Dokumentation würde ich 50 Seiten ansetzen. Es kann durchaus Sinn ergeben, ab einer geringeren Anzahl Seiten ein Stichwortverzeichnis zu erstellen. Zum Beispiel, wenn das Dokument viel Text und wenig Auflockerungen (Listen, Bilder, Tabellen) aufweist oder dicht gedrängte Informationen enthält.

Grundsätzliche Betrachtungen vorab:

  • Analysieren Sie die Zielgruppe: Ist es ein Fachpublikum, ist sie innerhalb einer Firma/Branche, oder ist das Dokument populärwissenschaftlich geschrieben?
  • Für ein Fachpublikum kann die Kenntnis gewisser Begriffe vorausgesetzt werden. Für ein fachfremdes Publikum ist es sinnvoll, Synonyme anzubieten.
  • Prüfen Sie das Layout: Normalerweise wird ein Stichwortverzeichnis zweispaltig ausfallen. Die Anzahl der Spalten variiert nach der Länge der Begriffe und dem vorgegebenen Layout. Beispielsweise kann es für lange Begriffe aus einer, für ein Querformat auch aus mehr als drei Spalten bestehen.
  • Entscheiden Sie, wie viele Stufen das Stichwortverzeichnis haben soll. Für sehr komplexe Bereiche wird sich ein dreistufiger Index anbieten. Im Normalfall sind zwei Stufen ausreichend. Bei insgesamt wenigen Einträgen kann sogar eine Stufe genügen.

Formelle Checkliste
Wie viele Seitenverweise pro Eintrag sind sinnvoll? Der Richtwert ist: am besten einer oder zwei, maximal fünf. Soll der Eintrag grundsätzlich mit einem Großbuchstaben beginnen? Wie ist mit Querverweisen umzugehen? Sollen grundsätzlich Synonyme angeboten werden und dann der Verweis an beiden Stellen erfolgen? Oder sollen zwar Synonyme angeboten, aber der Leser zum favorisierten Begriff hingelenkt werden? Sollen Substantive im Singular oder Plural erscheinen? Sollen „siehe” und „siehe auch” eingesetzt werden; und wenn ja, wann genau? Sind Indexeinträge mit Überschriften (Oberbegriff ohne Seitenverweis) sinnvoll? Wie ist mit Zeilenumbrüchen innerhalb eines Eintrages umzugehen?

Word-Funktionen zur Indexerstellung
Word bietet folgende Funktionen an, die zur Indexerstellung verwendet werden können:

  • Konkordanzdatei
  • Indexfunktion
  • Textmarken

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