15.06.2005 Die Bedienungsanleitung als Aushängeschild

„Kundennähe in der Technischen Dokumentation“

Sorgfältige Dokumentation stützt auch das Marketing

Beitrag von Bettina Zastrow erscheint Anfang Juli in
„Mittelstandspraxis – Unternehmenserfolg steigern“
(abc-Buchverlag, ISBN 3-938453-00-1)

Böblingen/Kirchentellinsfurt, 15. Juni 2005 – Sie ist ein Werbeinstrument, dessen Stellenwert häufig unterschätzt wird: „Kein Kommunikationsmittel erreicht den Kunden nach dem Kauf so zuverlässig wie die Bedienungsanleitung“, schreibt Bettina Zastrow in ihrem aktuellen Fachbeitrag für den Ratgeber „Mittelstandspraxis – Unternehmenserfolg steigern“, der Anfang Juli im abc-Buchverlag Kirchentellinsfurt erscheint. Als langjährige Technische Autorin beschreibt Bettina Zastrow darin, wie sich sorgfältige und durchdachte Dokumentation im Produktionsprozess gerade für kleine und mittlere Unternehmen auszahlt und worin der Nutzen liegt, wenn bei Dokumentationsprojekten externe Unterstützung eingebunden wird.

Ihr Beitrag hat dabei nicht nur die Werbewirkung und den Kundenbindungseffekt eines Benutzerhandbuchs im Blick. „Der Nutzen von technischer Dokumentation geht weit über Bedienungsanleitungen hinaus“, erklärt Bettina Zastrow:
„Dokumentation bildet das kollektive Gedächtnis eines Unternehmens.“ Wenn Wissen verloren geht, können die betrieblichen Gedächtnislücken schnell teuer werden. Fehlende oder veraltete Unterlagen, Doppelarbeit, erschwerte Fehlerdiagnose oder Imageverlust bis hin zum Scheitern eines Kundenprojekts können die Folge sein. Schlechte oder fehlende Dokumentation, so zeigt eine Erfahrungstabelle im Beitrag, kann sich schnell auf über eine Million Euro summieren – versteckte Kosten, die sich mit rechtzeitigen Vorüberlegungen und einer gepflegten Dokumentationskultur im Betrieb vermeiden lassen.

Mit einer umfangreichen Checkliste ermöglicht der Fachbeitrag zudem eine Standortbestimmung: Wie gut funktioniert die Produktdokumentation im Unternehmen wirklich? Wird ihr der nötige Stellenwert im Entwicklungs- und Herstellungsprozess eingeräumt? „Produktdokumentation ist die Visitenkarte eines Unternehmens“, betont Bettina Zastrow – ein Grund, warum auf jeden Fall Profis damit betraut werden sollten. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen rechnet sich die ständige Beschäftigung eines Mitarbeiters kaum; wird dagegen bestehendes Personal für diese Aufgabe eingesetzt, wären kostenintensive Schulungen notwendig. Das Kapitel „Kundennähe durch Anwenderfreundlichkeit“ beschreibt deshalb auch ganz praxisnah, wie die professionelle Zusammenarbeit mit einem externen Technischen Autor funktioniert, wie ein ständiger Informationsfluss zur Qualität der Dokumente beiträgt und wie eine Geheimhaltungsvereinbarung sicherstellt, dass alle Interna bewahrt bleiben.

Bettina Zastrow, staatlich geprüfte Informatikerin, hat sich 1989 als Technische Autorin selbstständig gemacht. In ihrem Spezialgebiet, der Erstellung von Software-Dokumentationen und Onlinehilfetexten, war sie unter anderem 13 Jahre für IBM Deutschland tätig. Sie hat mittlerweile über 6.000 Druckseiten und knapp 1.500 Online-Seiten für ihre Kunden geschrieben. Als Expertin für Technische Dokumentation veröffentlicht sie Fachartikel und arbeitet zudem als Lektorin und Übersetzerin.